Pourquoi l’archivage devient un problème (et coûte du temps)
Quand vous ne retrouvez pas une facture, un avoir ou un justificatif en 30 secondes, vous perdez du temps et vous augmentez le risque d’erreur.
L’objectif : retrouver n’importe quel document rapidement, même si vous n’êtes pas “expert informatique”.
La structure de base (simple)
Créez 4 dossiers :
- Ventes (factures)
- Avoirs / retours
- Dépenses (justificatifs)
- Déclarations (statuts + preuves)
Puis organisez par année → mois.
Règle de nommage (copiable)
Format conseillé :
AAAA-MM-JJ_TYPE_NUM_CLIENT_MONTANT
Exemples :
2026-03-12_FACT_F-000123_Dupont_18902026-03-12_AVOIR_A-000045_Dupont_2002026-03-12_DEPENSE_LIVRAISON_90
Lien document ↔ vente : la discipline
Chaque vente doit avoir :
- numéro de facture
- mode de paiement
- si nécessaire : justificatifs liés
Même règle pour les retours : un avoir + un motif.
Accès équipe : éviter le “tout le monde peut tout supprimer”
Minimum :
- un responsable documents
- un process d’ajout
- pas de suppression sans validation
Routine mensuelle (15 minutes)
- Vérifier que toutes les dépenses ont un justificatif.
- Vérifier que les avoirs ont un motif.
- Classer les documents non rangés (dossier “À classer”).
Conclusion
Un archivage simple protège votre temps et vos chiffres.
Si vous voulez relier automatiquement factures, avoirs et justificatifs à vos opérations, demandez une démo :
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