Pourquoi les dossiers traînent (les 5 causes fréquentes)
Dans la majorité des cas, le retard vient de l’organisation, pas d’un “mystère administratif”.
- Pièces manquantes ou incohérentes.
- Facture illisible ou désignation trop vague.
- Dossier non traçable (impossible de retrouver la vente).
- Relance non structurée.
- Équipe non alignée sur une procédure unique.
Checklist dossier “propre” (avant dépôt)
Créez une checklist unique que tout le monde suit.
Pièces
- Facture détaillée (monture, verres, options, remises).
- Justificatifs demandés selon le cas.
- Informations client exactes et lisibles.
- Références internes (numéro de vente / facture).
Contrôle qualité en 60 secondes
- Le nom client correspond à la pièce.
- La date et le numéro de facture sont corrects.
- Les montants sont cohérents (remise, TVA, total).
- Le dossier est archivé et retrouvable.
Suivi : passer du “on verra” à une file de traitement
Organisez vos dossiers en 3 statuts simples :
- À préparer
- Déposé
- Payé
Ajoutez 2 champs utiles :
- date de dépôt
- dernière relance (date + canal)
Relances : la méthode simple qui marche
1) Règle de rythme
- Relance 1 : J+7
- Relance 2 : J+14
- Relance 3 : J+21
2) Message court, avec une seule demande
Exemple :
“Bonjour, dossier optique client [Nom], déposé le [date], référence [ref]. Pouvez-vous confirmer l’état actuel ? Merci.”
Indicateurs à suivre en boutique
| KPI | Pourquoi | Objectif |
|---|---|---|
| Dossiers en attente | Charge de cash | Réduire |
| Délai moyen | Mesurer progrès | Baisser |
| % dossiers incomplets | Qualité interne | 0 ou proche |
| Montant en attente | Cash immobilisé | Contrôlé |
Conclusion
Accélérer les remboursements, c’est surtout : dossier propre + suivi simple + relances régulières.
Si vous voulez une interface qui trace vente → facture → dossier → statut, demandez une démo :
- Démo : Contact